Gambaran Perusahaan

PT Indobagus Investama bergerak di berbagai sektor di Indonesia, mencakup pertambangan (batubara, nikel, granit, marmer), perkebunan kelapa sawit dan karet, serta properti dengan proyek-proyek di berbagai pulau. Dengan operasional yang tersebar secara geografis dan memiliki beberapa entitas usaha dalam satu grup, perusahaan membutuhkan kontrol yang kuat atas pengajuan biaya operasional, proses persetujuan, serta visibilitas laporan keuangan yang terkonsolidasi di level holding.

Kondisi (Sebelum)

Seiring meluasnya operasi hingga ke lokasi-lokasi terpencil dan bertambahnya anak perusahaan, PT Indobagus Investama menghadapi kendala dalam administrasi keuangan. Pengajuan biaya operasional dari unit lapangan sering terlambat dan tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit ditelusuri dan diaudit. Proses verifikasi serta persetujuan pengeluaran dari site atau lokasi terpencil juga menjadi tantangan karena visibilitas terbatas dan alur dokumentasi yang tidak seragam. Di sisi lain, jurnal transaksi dari berbagai anak perusahaan belum terkonsolidasi secara otomatis, sehingga data keuangan grup masih terpecah-pecah. Proses rekonsiliasi bank serta pengelolaan hutang-piutang juga masih dilakukan secara manual, menambah beban kerja dan memperlambat proses penutupan dan pelaporan.

Challenges

PT Indobagus Investama perlu menyelesaikan 4 kebutuhan utama:

1. Pengajuan biaya operasional dari unit lapangan lambat dan tidak terdokumentasi.
2. Sulit melakukan verifikasi dan persetujuan pengeluaran dari lokasi terpencil.
3. Jurnal transaksi anak perusahaan belum terkonsolidasi otomatis.
4. Rekonsiliasi bank serta pengelolaan hutang–piutang masih manual.

Solusi yang Dilakukan (Sesudah)

Untuk membangun tata kelola yang lebih kuat tanpa mengganggu operasional masing-masing anak perusahaan, PT Indobagus Investama menerapkan struktur multi-company dengan mekanisme konsolidasi dan kontrol akses:

1. Anak Perusahaan sebagai Entitas Terpisah. Setiap anak perusahaan dibuat sebagai entitas terpisah dalam sistem, sehingga operasional tetap berjalan mandiri dan lebih tertib.
2. Pencatatan Transaksi per Entitas, Konsolidasi ke Holding. Transaksi dicatat per perusahaan, namun tetap dapat dikonsolidasikan ke level holding sehingga manajemen mendapatkan gambaran grup secara menyeluruh tanpa kehilangan detail per entitas.
3. Laporan Keuangan Konsolidasi melalui Fitur Multi-Company. Laporan keuangan konsolidasi tersedia melalui fitur multi-company untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol pada level manajemen grup.
4. Pembatasan Hak Akses per Entitas. Hak akses pengguna dapat dibatasi per entitas sesuai kebutuhan, memperkuat kontrol, keamanan data, dan pemisahan tanggung jawab.

Hasil

Dengan penerapan struktur multi-company yang lebih rapi, PT Indobagus Investama meningkatkan kontrol dan visibilitas keuangan pada grup perusahaan yang tersebar di berbagai lokasi. Holding memperoleh akses laporan konsolidasi yang lebih jelas, sementara tata kelola diperkuat melalui pemisahan entitas dan pembatasan akses pengguna—mendukung administrasi keuangan yang lebih terstruktur serta pengambilan keputusan yang lebih baik di level grup.