PT Bangun Kapasitas adalah penyedia jasa konsultasi dan pelatihan di sektor perbankan dan jasa keuangan. Fokus mereka jelas: memperkuat kapasitas sumber daya manusia dan budaya pelayanan melalui program pelatihan, konsultasi, dan pengembangan proses bisnis.

Namun, seiring bertambahnya jumlah kegiatan dan melibatkan banyak pihak, tantangannya bukan lagi tentang implementasi program, melainkan tentang memastikan pengendalian keuangan dan distribusi hasil yang akurat, tepat waktu, dan transparan.

Sebelum menerapkan kemitraan dengan Fujicon, PT Bangun Kapasitas kesulitan melacak alokasi dan penggunaan anggaran untuk setiap kegiatan. Anggaran dapat disiapkan, tetapi implementasi di lapangan sering berubah, dan data aktual sulit dipantau secara akurat. Akibatnya, informasi biaya dan pendapatan per kegiatan tidak dapat dilihat secara real-time, sehingga evaluasi profitabilitas program menjadi "kejadian selanjutnya" ketika laporan ditutup. Tantangan signifikan lainnya adalah menghitung distribusi penghargaan untuk kegiatan tingkat C dan M—yang membutuhkan aturan yang jelas, konsisten, dan mudah dihitung. Selain itu, pencatatan modal awal dan distribusi hasil dari berbagai pemangku kepentingan masih dilakukan secara manual, sehingga proses administrasi rentan terhadap keterlambatan dan ketidaksesuaian.

Fujicon kemudian membantu meletakkan dasar sistem sehingga setiap aktivitas dapat diperlakukan sebagai unit bisnis yang terukur. Solusi dimulai dengan pembuatan tabel penganggaran aktivitas untuk melacak biaya yang direncanakan dan aktual, memungkinkan tim untuk membandingkan perkiraan dan aktual dengan lebih jelas. Berdasarkan data penganggaran ini, sistem juga mendukung perhitungan penghargaan berdasarkan anggaran aktivitas, menghilangkan kebutuhan akan perhitungan manual yang memakan waktu. Untuk memastikan skema penghargaan yang adil dan otomatis, tingkat pengguna (misalnya, tingkat C dan tingkat M) diidentifikasi sebagai dasar untuk menghitung penghargaan aktivitas. Dampak yang paling terlihat pada operasi harian adalah pencatatan pendapatan dan pengeluaran, yang dipetakan berdasarkan aktivitas, sehingga perhitungan biaya dan pendapatan per aktivitas menjadi lebih mudah, lebih cepat, dan mudah diakses untuk pemantauan.

Dalam implementasi ini, aplikasi yang digunakan mencakup kebutuhan inti bisnis jasa: Penjualan, Akuntansi, Pengeluaran, Proyek, dan Anggaran Proyek yang disesuaikan sebagai komponen kunci untuk pengendalian anggaran dan pelaporan per aktivitas. Dengan pendekatan ini, PT Bangun Kapasitas mencapai proses yang lebih terstruktur: anggaran aktivitas lebih terkontrol, profitabilitas program dapat dilihat secara real-time, dan distribusi penghargaan menjadi lebih terorganisir, konsisten, dan transparan—tanpa bergantung pada pencatatan manual yang membosankan.