Gambaran Perusahaan

Daya Dimensi adalah perusahaan konsultan HR dan pengembangan kepemimpinan yang menjadi perwakilan resmi Development Dimensions International (DDI). Daya Dimensi telah membantu transformasi lebih dari 300 organisasi dan 20.000 eksekutif melalui layanan talent management, assessment center, coaching, dan leadership development. Karena layanan sangat bergantung pada produktivitas konsultan/fasilitator, pencatatan jam kerja yang akurat dan pencatatan keuangan yang rapi menjadi krusial untuk memastikan pelaksanaan layanan terukur serta proses penagihan berjalan jelas.

Kondisi (Sebelum)

Seiring meningkatnya aktivitas layanan, Daya Dimensi menghadapi tantangan pada pencatatan effort kerja dan kontrol biaya. Pengelolaan timesheet karyawan belum rapi sehingga pencatatan jam kerja per penugasan kurang konsisten. Daya Dimensi juga mengalami kesulitan melakukan tracking real jam kerja sekaligus mengelola pengajuan tagihan berbasis timesheet untuk part-timer, sehingga visibilitas aktivitas billable dan proses administrasi menjadi tidak efisien. Dari sisi keuangan, pencatatan transaksi belum sepenuhnya sesuai kaidah akuntansi, yang berpotensi menurunkan akurasi dan menambah beban saat rekonsiliasi serta pelaporan.

Challenges

Daya Dimensi perlu menyelesaikan 3 kebutuhan utama:

1. Pengelolaan timesheet karyawan belum rapi.
2. Sulit tracking real jam kerja dan pengajuan tagihan timesheet part-timer.
3. Pencatatan transaksi keuangan belum sesuai kaidah akuntansi.

Solusi yang Dilakukan (Sesudah)

Untuk meningkatkan disiplin operasional dan memperbaiki kontrol penagihan serta pencatatan, Daya Dimensi menerapkan pendekatan terintegrasi berbasis task dan mekanisme billing yang lebih tertib:

1. Penyusunan Task Part-Timer Berdasarkan Kebutuhan. Task part-timer disusun dan di-assign berdasarkan kebutuhan kerja, sehingga ruang lingkup dan output lebih jelas serta mudah diukur.
2. Laporan Kegiatan Melalui Task yang Sudah Di-Assign. Aktivitas kerja dilaporkan melalui task yang sudah ditetapkan, sehingga progress, alokasi waktu, dan akuntabilitas dapat dipantau lebih transparan.
3. Vendor Bills sebagai Tracking Pembayaran Part-Timer. Vendor bills digunakan sebagai mekanisme untuk tracking pembayaran part-timer, sehingga proses penagihan/pembayaran lebih terstruktur dan mudah ditelusuri.

Hasil

Dengan merapikan aktivitas kerja melalui task yang terstruktur serta menghubungkan laporan kegiatan ke penugasan, Daya Dimensi meningkatkan visibilitas dan disiplin timesheet. Penggunaan vendor bills untuk tracking pembayaran part-timer memperkuat kontrol administrasi dan keterlacakan billing. Seiring pencatatan yang lebih terstruktur, proses operasional menjadi lebih konsisten dan mendukung kepatuhan terhadap kaidah akuntansi.