Gambaran Perusahaan

PT Pesonna Optima Jasa (POJ) adalah perusahaan jasa umum di Indonesia (anak perusahaan Pegadaian) yang bergerak dalam pengadaan tenaga outsourcing, rental kendaraan, dan layanan call center. Dengan lini layanan yang beragam serta operasional yang tersebar, POJ membutuhkan proses yang konsisten untuk memastikan kontrol operasional berjalan baik, penggunaan aset tertata, dan pelaporan dari cabang dapat dikonsolidasikan secara cepat dan akurat.

Kondisi (Sebelum)

Dalam menjalankan operasional multi-cabang dan multi-proyek, POJ menghadapi tantangan akibat alur administrasi dan operasional yang belum terhubung. Pengelolaan SDM dan penggajian belum terintegrasi sehingga masih memerlukan banyak proses manual dan berpotensi menimbulkan perbedaan data antar unit. Manajemen armada dan aset juga belum tertata, menyulitkan kontrol kendaraan serta aset perusahaan secara rapi. Pada sisi proyek, biaya logistik, pengadaan, dan operasional belum terdokumentasi dengan baik sehingga laporan keuangan sulit dipisahkan per proyek. Selain itu, pelaporan ke unit keuangan pusat cenderung lambat dan tidak konsisten antar cabang, sehingga konsolidasi dan pengambilan keputusan di pusat menjadi terhambat.

Challenges

POJ perlu menyelesaikan 4 kebutuhan utama:

1. Pengelolaan SDM dan penggajian belum terintegrasi.
2. Manajemen armada dan aset belum tertata.
3. Biaya logistik, pengadaan, dan operasional proyek tidak terdokumentasi rapi sehingga laporan keuangan sulit dipisahkan per proyek.
4. Pelaporan ke unit keuangan pusat lambat dan tidak konsisten antar cabang.

Solusi yang Dilakukan (Sesudah)

Untuk meningkatkan konsistensi operasional dan memperkuat kontrol, POJ menerapkan solusi terintegrasi lintas fungsi:

1. Digitalisasi Pengelolaan SDM dan Penggajian. Administrasi SDM dan proses penggajian didigitalisasi agar lebih terintegrasi, mengurangi kerja manual, serta meningkatkan konsistensi data.
2. Manajemen Kendaraan (Fleet Management) dan Aset Perusahaan. Pengelolaan armada kendaraan serta aset perusahaan ditata dalam satu sistem agar pengawasan lebih jelas dan pemantauan operasional lebih terstruktur.
3. Kontrol Proyek dan Pengeluaran Terintegrasi. Aktivitas proyek dan pengeluaran dibuat terintegrasi sehingga dokumentasi biaya logistik, pengadaan, dan operasional lebih rapi serta memudahkan pelaporan per proyek.
4. Konsolidasi Sistem Keuangan dan Operasional Cabang Mekanisme pelaporan cabang distandardisasi dan dikonsolidasikan untuk mendukung pelaporan yang lebih cepat dan konsisten ke unit keuangan pusat.

Hasil

Dengan integrasi SDM, penggajian, manajemen armada/aset, kontrol pengeluaran proyek, serta konsolidasi pelaporan cabang, POJ meningkatkan konsistensi proses dan memperkuat kontrol operasional. Dokumentasi biaya menjadi lebih tertib, laporan per proyek lebih mudah disusun, dan unit pusat memperoleh visibilitas konsolidasi yang lebih andal—mendukung operasional yang lebih efisien dan siap berkembang.